10 نکته کلیدی در نظام پیشنهادها برای مدیران

سلام
نظام پیشنهادها (ده نکته کلیدی)
نظام پیشنهادها یکی از اجزاء اصلی و حیاتی سیستم مدیریت تویوتا است و کارکنان برای ارائه پیشنهادهای مفید، «آموزش» می‌بینند. در شرکت خودروسازی تویوتا، کارکنان به‌ازای هر پیشنهاد مفید و اجرایی که بدهند، متناسب با منافع حاصله، منفعت می‌برند و مدیران نیز به همین ترتیب «عاشق» گرفتن پیشنهادها هستند. پیشنهادهایی که بعضاً، حتی طرز مدیریت آن‌ها را زیر سوال می‌برد، اما در نهایت منجر به "مدیر نمونه" شدن ایشان می‌شود!
در شرکت خودروسازی تویوتا اغلب این پیشنهادها، از پائین دست‌ها است. دليل اين كار اين است كه سیستم مدیریت تویوتا باور دارد که 97% از مشکلات و نواقص، تنها توسط کارکنان قابل شناسايى هستند. به‌عبارت دیگر سیستم مدیریت تویوتا معتقد است که فهم مدیران از مشکلات و معایب، در حالت خوش بینانه فقط 3% است، به همين دليل به مشارکت «تمام کارکنان» اعتقاد و التزام عملی دارند.
۷۰۰هزار پیشنهاد در سال، ارائه ۸۰ پیشنهاد در هر ساعت، ارائه بیش از ۱۹۰۰ ایده در هر شبانه روز و ایده‌هایی که 99% آن‌ها امکان عملی شدن دارند. اگر شرکت خودروسازی تویوتا فاقد یک چنین «سیستم مدیریت» بود، این خودروساز تا چه میزان در پیشرفت دچار وقفه می‌شد!
عقل «من» کمتر از عقل «ما» کارایی دارد. نیروي انسانی به لحاظ برخورداري از قدرت اندیشه، خلاقیت و نوآوري، بزرگترین داراییِ هر سازمانی محسوب می‌شود، چرا که هرگونه بهبود و پیشرفت در سیستم‌هاي فنی و سازمانی توسط نیروي انسانی صورت می‌گیرد. رشد و پيشرفت هر سازماني را وجود نيروهاي با انگيزه، خلاق و نوآور رقم مي زنند. فرصت‌هايي كه خلاقيت و نوآوري از طريق سيستم پيشنهادها ايجاد مي كند باعث نشاط كاركنان در كار شده و روحيه كاركنان را بهبود مي‌بخشد.
توان فکري و اندیشه‌هاي کارکنان در سازمان به عنوان سرمایه نهفته و راکد می‌باشد. هر سازمان و مدیریتی بتواند از این سرمایه‌هاي نهفته بیشترین استفاده را بکند به همان اندازه امکان رشد و توسعه میسّر خواهد شد. نیروي انسانی بر خلاف سایر منابع با مصرف کردن، کاهش و یا مستهلك نمی‌شود. هر چقدر از اندیشه و فکر بیشتر استفاده نمائید به همان اندازه توانایی اش بهبود می‌یابد.
مشارکت، راه‌کاري است که به کارکنان اجازه داده می‌شود به‌جاي این‌که همیشه مدیریت و رهبري شوند از توانایی‌هاي خود بهره گیرند، فکر کنند و قوه خلاقیت خود را به‌کار اندازند و در تصمیم‌گیری‌ها دخالت داشته باشند. نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها یکی از سازوکارهای قدرتمند و اساسی شیوه مدیریت مشارکت‌جو است که در بسیاری از سازمان‌های صنعتی، بازرگانی و خدماتی بخش‌های خصوصی و عمومی‌جهان به صورت گسترده و همگانی کاربرد پیدا کرده است.
نظام: مجموعه اي از اجزاء و روابط میان آن‌ها است که توسط ویژگی‌هاي معین، به‌هم‌وابسته یا مرتبط می‌شوند و این اجزاء با محیط شان یك کل را تشکیل می‌دهند. پیشنهاد: هر فکر و ایده نو که بتواند منجر به ایجاد یك تغییر مثبت، بهبود روش، افزایش کیفیت و تولید، کاهش هزینه‌ها و بالا بردن روحیه کارکنان و یا ... گردد. نظام پیشنهادها: یك نظام مدوّن براي فعال کردن ذهن افراد و به‌کارگیري ایده‌ها و نظرات آن‌ها براي بهبود فعالیت‌هاي سازمان می‌باشد.
نظام پیشنهادها، نظامی‌است برای هم‌سو سازي هرچه بیشتراهداف فردي با اهداف سازمانی، افزایش انگیزه، تعهد و تعلّق کارکنان نسبت به تمامی ‌امور و سازمان، بهره مندي بيشتر ازظرفيت‌هاي و توان فکري و خلاقيت موجود کارکنان در بهبود محصولات، خدمات، فرايندها ...، ايجاد بانک اطلاعاتي از اقدام‌هاي بهبود و گسترش و تعميم آن در ساير بخش‌هاي سازمان، بهبود اطلاع رساني اقدام‌هاي بهبود صورت گرفته توسط افراد و واحدها توسط ديگر واحدها.
نظام پیشنهادها، نظامی‌است برای ارتقا راندمان سازمان (شناسايي و حذف اتلاف‌ها، دوباره کاري‌ها، افزايش سود، بهره‌وري و ...) از طريق اجراي پيشنهادها، شتاب و استمرار بخشيدن به چرخه بهبود و مبارزه با سکون‌زدگي در سازمان، افزايش سطح همکاري و همدلي بين مديران و کارکنان، افزايش رضايت شغلي کارکنان از طريق فراهم کردن زمينه مشارکت آن‌ها در اداره سازمان و بهره مندي از مزاياي مشارکت، ايجاد فضاي مناسب و پويا براي گسترش يادگيري و خلاقيت در کارکنان و همچنين زمينه سازي براي استقبال و بکارگيري آن‌ها توسط مديران در سازمان.
بر اساس نظام پيشنهادها كليه كاركنان از عالي‌ترين رده سازماني تا پايين‌ترين سطح آن مي‌توانند پيشنهادها، ايده‌ها، ابتكارات و نظرات خود را براي رفع نارسايي‌هاي موجود در روند كاري و يا بهبود روش‌هاي انجام كار و يا افزايش كيفيت توليد ارائه دهند. البته رمز موفقيت نظام پيشنهادها فراگير كردن آن با باور و حمايت كاملِ مدير ارشد سازمان است.

برگرفته از دوره آموزشی " نظام پیشنهادها"
علی اصغر صفری فرد
دکتری تخصصی (PhD) مدیریت
نویسنده، مشاور و مدرس توسعه مهارت‌های مدیریتی
09122137144