ده نکته کلیدی در سیستم‌سازی کسب‌وکار

به نام پروردگار بخشنده و مهربان

اگرچه میلیون‌ها کسب‌وکار بزرگ و کوچک در سراسر جهان وجود دارد، اما فقط تعداد کمی‌از آن‌ها موفق می‌شوند به اهداف بلند خود دست پیدا کنند.
آیا می‌دانید با سیستم سازی کسب‌وکار، می‌توان حدود ۳۰ تا ۵۰ درصد هزینه‌های کسب‌وکار را کاهش داد؟
شما با یادگیری سیستم سازی کسب‌وکار خواهید توانست اکثر امور مربوط به کسب‌وکارتان را از خود مستقل کنید و تاثیر آن را می‌توانید در نظم کارمندان، وظیفه شناسی، میزان فروش و … ببینید.
سیستم سازی در کاهش هزینه‌ها مؤثر بوده، از طریق خودکارسازی وظایف تکراری، کاهش ریسک‌ها و بهبود عملیات کاری حدود ۳۰ تا ۵۰ درصد هزینه‌های کسب‌وکار را کاهش می‌دهد.
به طور میانگین، سیستم سازی در کسب‌وکار بهره وری را بین ۲۰ تا ۳۰ درصد، و بازدهی فروش را 5/۱۲ درصد و سرعت فرآیندها را بین ۲۵ تا ۴۰ درصد افزایش می‌دهد.
طراحی سیستم برای کسب‌وکار، نیاز به تعداد کارمندان بیشتر را تا ۱۲ درصد کاهش داده، سرعت پروژه‌ها را در کمتر از ۶ ماه تا ۶۵ درصد افزایش می‌دهد.
سیستم، مجموعه ای از اجزاء و موارد به هم پیوسته است که عملکرد و خروجی مشخصی دارد. به عبارت دیگر سیستم، مجموعه ای از چند عنصر مرتبط و موثر بر یکدیگر است که یک چیز فراتر از آن اجزا را توید می‌کنند.
بهترین اِلمان برای یادآوری سیستم به خود و کارمندان‌تان، ساعت است. حضور داشته باشیم یا نباشیم ساعت به طور دقیق کار می‌کند، به دلیل نبودن شما یک دقیقه عقب‌تر یا جلوتر کار نمی‌کند، تمام بخش‌ها و اجزاء آن متناسب با یکدیگر هستند و ثانیه شمار با دقیقه شمار و آن با ساعت شمار هماهنگ است. سازمان هم یک سیستم است و تمام اجزاء آن با هم مرتبط هستند و به صورت هماهنگ کار می‌کنند و هیچ بخش مجزائی وجود ندارد.
ویژگی‌های مهم سیستم‌ها عبارتند از: دارای اجزاء متفاوت هستند، اجزاء با یکدیگر در ارتباط و تعامل می‌باشند، سیستم رفتار دارد و با حذف هر یک از اجزاء رفتار کلی سیستم تغییر می‌کند، معمولا سیستم‌ها مرز دارند و بسیاری از سیستم‌ها هدف دارند. وقتی دو یا چند جزء در کنار هم قرار می‌گیرند و مجموعه آن‌ها هویت پیدا میکند، سیستم به وجود می‌آید. پس یک جزء به تنهایی سیستم نیست، به عبارت دیگر یک قطعه را به تنهایی به عنوان یک سیستم در نظر نمی‌گیریم .اگر اجزاء یک تیم یکسان فکر کنند سیستم تشکیل نمی‌شود پس باید به دنبال این باشیم که اجزاء و اعضاء تیم متفاوت فکر کنند، بنابراین باید به دنبال ایجاد چالش باشیم. بهترین تیم‌ها، تیم‌هایی هستند که اعضاء آن متفاوت فکر کنند.
اجزای سیستم با یکدیگر در ارتباط و تعامل هستند و بر روی یکدیگر تاثیر می‌گذارند. هر یک از اجزای یک سیستم را که انتخاب کنید، می‌توانید تشخیص دهید که بر روی کدامیک از اجزای سیستم تأثیر می‌گذارد، همچنین با بررسی سیستم می‌توانید بگویید که آن جزء، خود از چه بخش‌هایی از سیستم اثر می‌پذیرد. اگر یک عضو تیم از تیم خارج شود سیستم تیم از بین می‌رود. اگر با حذف و خروج یک یا چند نفر از تیم، هیچ اتفاقی نمی‌افتد یعنی سیستم درست چیده نشده است و آن تعداد افراد خارج شده اضافی بوده اند. به عبارت دیگر با خروج یک نفر یا یک جزء سیستم باید رفتار سیستم متفاوت شود یعنی ممکن است سیستم کار کند ولی خلاء دیده می‌شود. در یک سیستم مانند تیم باید فرد خارج شده را با فرد مناسب جایگزین نماییم.
سازمان‌های مریض، سازمان‌هایی هستند که سیستم‌سازی در آن‌ها رخ نداده است. در سازمان‌های مریض به افراد ورودی در گذر زمان آموزش داده می‌شود و به صورت دهان به دهان است یعنی وقتی فرد جدیدالورود کاری را می‌خواهد انجام دهد کارکنان قدیمی‌به او نحوه کارکردن را می‌آموزند که این امر ممکن است شش ماه تا یک سال طول بکشد. ممکن است در طول این زمان یک سری فعالیت‌ها را به صورت اشتباه انجام دهد یا سبب بروز نارضایتی در بین مشتریان گردد، ممکن است یک سری دوباره کاری‌ها به وجود آید یا وقت خیلی از همکاران را بگیرد تا راهنمایی‌های لازم را به او بدهند. فرآیندها ثبت نشده و به صورت یکسان انجام نمی‌شود مثلا همکاران از طریق تلفن سازمانی، تلفن شخصی، ای میل، واتساپ و ... با مشتریان ارتباط برقرار می‌کنند و فرآیند واحد و متحدالشکلی وجود ندارد. در سازمان‌های مریض جابه جایی افراد در واحدهای مختلف و اخراج کارکنان زیاد است چون مدیران فکر می‌کنند مشکل از نیروی انسانی است در حالی که مشکل در نبود سیستم در سازمان مریض است. به جای حل ریشه ای مساله صورت مساله پاک می‌شود و مدیر وقتی می‌بیند کارمند دچار خطا می‌شود به جای درست کردن سیستم او را جا به جا یا حتی اخراج می‌کند در صورتی که با ورود فرد جدید هم مشکل ممکن است باز هم رخ دهد.
سیستم سازی برای کارکرد بهتر اجزایِ سیستم و بهینه سازی آن‌ها صورت می‌گیرد. به عبارتی استفاده از افراد قوی تر، بهتر و با کارایی بالاتر، ثبت نمودن تمامی‌فعالیت‌ها و متحدالشکل کردن فرآیندهای مربوط به کسب‌وکار با تهیه اسناد و دستورالعمل‌های اجرایی استاندارد و مشخص، سبب پیشبرد آسان تر اهداف سازمان می‌گردد.
سیستم سازی کسب‌وکار می‌تواند وقت یک مدیر را آزادتر کند و او خواهد توانست با دقت و انرژی بیشتری به امور مدیریتی بپردازدتا کسب‌وکار به خوبی و با روندی درست رشد کند.
زمانی که شما نسبت به سیستم سازی سازمانی اقدام می‌کنید، نظم و سلسله مراتبی در کار شما ایجاد می‌شود که این نظم و سلسله مراتب سازمانی پس از جا افتادن در فرایند کاری شما و کارمندان‌تان، می‌تواند به طور خودکار جهت‌دهی امور را انجام دهد. به جای سخت کار کردن ، هوشمندانه کار کنید! با سیستم سازی کسب‌وکار خود بازدهی تان را چندین برابر نمایید. مک دونالد در هر هشت دقیقه، یک شعبه در دنیا تاسیس می‌کند.

برگرفته از دوره آموزشی " سیستم‌سازی کسب‌وکار"
علی اصغر صفری فرد
دکتری تخصصی (PhD) مدیریت
نویسنده، مشاور و مدرس توسعه مهارت‌های مدیریتی
09122137144